תהליך מאורגן היטב של רכישת ציוד רפואי, יכול לעזור לבתי חולים ולמרפאות לחסוך משאבים כספיים יקרים. נכון להיום, אין בעולם הבריאות תהליך עקבי לרכישת ציוד רפואי. יתרה מכך, תהליכי הרכישה יכולים להשתנות בין מערכות הבריאות השונות בכול מדינה. חוסר עקביות זה יכול לגרום לבזבוז זמן וכסף ולביצועים כושלים. לעתים קרובות מדי, ציוד נבחר על ידי קלינאי בודד שלא עירב את קבוצת המומחים הרב-תחומית הנכונה בתוך המוסד בו הוא עובד.
כדי להבטיח תהליך רכש אופטימלי, נדרשים שיתוף פעולה ותכנון קפדני בקרב קבוצת מומחים רב-תחומית, מהשלבים הראשונים של בחירת הציוד הרפואי ועד למועד ההפעלה שלו.
להלן תהליך שיכול לשמש לארגון רכישה של ציוד לבתי חולים, החל ממכשיר בודד ועד להצטיידות במגוון פריטים רפואיים הנדרשים לבית החולים.
קניית טכנולוגיה
קניית הטכנולוגיות הנדרשות לבית החולים, מונעת על ידי מספר גורמים. לעתים בית החולים רוצה לעמוד בקצב החדשנות ולהציע למטופלים את אפשרויות הטיפול העדכניות ביותר. לעתים, מדובר בשינויים בצוות הרופאים, המניעים שינויים בטכנולוגיה המשמשת אותם.
מערכות בריאות רבות מתמודדות עם ציוד מיושן (כמו מיטות, צגי חולים, משאבות עירוי ועוד), או שיטות ישנות עצמאיות (כמו CT, למשל). הקושי של מחלקות הטכנולוגיה בבתי החולים למצוא חלקי חילוף בעת הצורך, עשוי להניע גם הוא את הצורך בהחלפת הציוד הישן בחדש.
כאשר מחפשים טכנולוגיות בריאות חדשות, מומלץ לשקול סטנדרטיזציה של המכשירים. קודם כל צריך לקחת בחשבון את גורמי הבטיחות של המטופלים. אחרי הכול, אם רופאים מיומנים בשימוש במותג ספציפי של מכשיר א.ק.ג ולפתע נדרשים להשתמש במותג אחר, יתכן שהם יתקשו להפעיל את המכשיר. בעיה זו הופכת גדולה במיוחד כאשר בית החולים מוצף בקלינאים שונים.
בעיה אחרת מתייחסת לתמיכה במכשירים על ידי מחלקות HTM (Health care Technology Management) וטכנולוגיית מידע (IT). אם טכנאי ציוד ביו רפואי רגילים לעבוד עם מותג מסוים, משך הזמן שייקח להם לתקן ציוד של מותג לא מוכר עשוי להיות, מטבע הדברים, ארוך יותר.
חוסר סטנדרטיזציה של המכשור, מחייב את מחלקות ה-HTM להחזיק מלאי של חלקים חדשים, לשלם עבור הדרכות שירות נוספת וליהנות מתמחור מאוחד עבור החלקים והשירות. אבל כאשר הציוד הוא סטנדרטי, יכול בית החולים למקסם את ההנחות וליהנות מתמחור מאוחד.
התארגנות בתי חולים מול ספקים
ביצוע הערכת שוק נכונה חיוני על מנת להבטיח שבית החולים יקבל מחיר הוגן בעת רכישת הציוד. זה חשוב במיוחד להחלפת מכשירים ישנים במכשירים טכנולוגיים יקרים כמו סורקי CT, סורקים בתהודה מגנטית או סורקי טומוגרפיה.
אם בית החולים חבר בקבוצת רכש, הוא יוכל לנהל משא ומתן על מחיר טוב יותר עבור הציוד, מאשר אם הוא ניגש למסע הרכישה לבדו. לכן, חשוב שמחלקת ניהול הרכש של בית החולים תהיה מעורבת בתכנון מראש, תבצע מחקר טרום-שוק, תבקש הצעות מחיר וכדומה.